鄞州人社成功创建浙江省“示范数字档案室”

日前，浙江省档案局发文公布了2021年全省“示范数字档案室”名单，浙江省宁波市鄞州区人社局档案中心获评全省“示范数字档案室”荣誉称号，标志着鄞州区人社局档案数字化管理工作迈上新台阶。

数字档案室建设是档案工作联结国家大数据战略、推进档案数据资源整合和开发共享的重要途径。鄞州区人社局健全高效协同、综合集成、闭环管理的工作运行机制，运用系统观念、系统方法和数字化手段，按照“以用促建、共建共享”的原则，以模范榜样示范引领，通过数字档案室建设不断提升档案信息化水平，实现档案数字资源集中统一管理，并按照相关要求积极推进档案信息共享工作，更加充分地挖掘档案价值，使档案工作更好服务社会、服务企业、服务人民群众。

近年来，鄞州区人社局档案中心以数字档案室建设为契机，始终牢固树立科学建档理念，在软硬件建设持续加大投入，全方位保障示范数字档案室创建工作有序推进。

统筹规划，高质量推进数字档案建设。鄞州区人社局成立了以分管领导为组长，科室负责人和骨干为组员的领导小组，落实具体人员，做好收集整理各科室业务档案资料，档案中心于2015年开始着手进行档案信息化建设，将文书、业务、人事载体等五大类档案建立目录数据库并逐步实现数字化加工。先后逐步健全完善《档案管理规定》、《档案库房管理制度》、《档案利用借阅制度》等制度，对档案数字化数据做好登记备份工作，确保档案实体和软件的安全。不断推进档案资源电子化、馆藏资源数据化进程，深入实施为期三年的第四期档案数字化工程，涵盖人事挂靠人员档案和社保业务档案。

同时，重点深度挖掘整理尘封的历史档案材料，将鄞县劳动局招工名录、知青花名册、1978-2000年鄞县社保征缴档案、1986-2005年原江东社保征缴档案、2001-2010年鄞州养老保险中心业务档案，这些利用率高、与群众利息息息相关的民生档案优先数字化，准确完整提交区档案馆质检和进馆，大大提高了查档群众的获得感、满意度。

迭代升级，提升档案规范化服务水平。为加快推进全省档案信息化建设步伐，引导和规范数字档案室建设，鄞州区人社局档案中心强弱项、凸特点、创优势，在档案室业务建设走在全市前列基础上，同时，积极创建全省示范数字档案室，以信息技术促进档案馆（室）管理水平提升、以数字化技术手段带动新的档案馆（室）管理形态为牵引，应用适当超前，经济合理，管控结合，覆盖全面，技术先进，成熟稳定，操作简便”为总体原则，综合考量“规范性、实用性、安全性、开放性、扩展性”等前提下，优化查询权限分层设置，实现“一网查档、窗口联动、同步共享”，在线浏览后台“抓铁留痕”，建立健全RFID人事档案管理和智能门禁管理系统，进行档案电子身份信息管理和出入库智能监控管理，实现档案的在线监控、快速定位、高效盘点、动态跟踪等功能，构筑起人防、物防、技防相结合的“三位一体”强大综合防范体系，为机制再创新、转型升级再出发奠定了坚实基础。

提质增效，优化数字档案室建设环境。鄞州区人社局档案中心高度重视档案信息化软硬件投入，坚持把档案安全工作作为一项重要任务来抓，主动作为，多措并举，进一步促进档案的规范化管理和安全工作力度，坚持“安全第一、预防为主”的档案安全工作要求，安全管理采取日检查、月重点巡查要害部位和年终盘点清查三结合，优化信息系统动态跟踪问效，配置气体保护装置、视频监控系统、温湿度仪器等，对档案加工实行全程监控管理，全面升级人防、技防、物防的安全防范网络体系建设，切实做好防火、防盗、防霉变等安全隐患预防工作。全面提升档案服务民生、服务群众、服务社会水平，在档案利用中实行接待群众“无距离”、受理查档“无推托”、档案查阅“无积压”、服务对象“无投诉”、查阅过程“无差错”的“五无”工作要求，不断创新工作机制，切实为群众提供高效优质服务。在加强硬件管理的同时，不断优化软环境，及时优化档案信息系统。

发挥优势，展现数字档案室创建成果。充分利用和发挥已建档案信息库的作用，在数字档案室建设中注重档案数据的保管利用，充分发挥档案信息化在档案管理和便捷利用方面的优势。

下一步，鄞州区人社局档案中心将继续深化数字档案室建设，强化数字化改革牵引力，树立变革思维和数字认知，以数字化赋能档案现代化，争取纳入更多场景应用。进一步加强数字化档案管理，推进室藏档案数字化，确保档案数据和信息系统安全，全面提升数字档案服务中心工作的效能和水平。（张舜军）